Laatst bijgewerkt: 2026-04-20
Dit Privacybeleid legt uit hoe Syntrociety, gevestigd in Portugal (), als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt wanneer je de SYFERS-webapplicatie (app.syfers.eu) gebruikt. Dit beleid is opgesteld om te voldoen aan de transparantieverplichtingen uit Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG/GDPR) en toepasselijke Portugese wetgeving. Gebruik je SYFERS als lid of medewerker van de coöperatie, dan geldt deze verklaring naast eventuele interne regels van de coöperatie.
Wij verwerken accountgegevens die je zelf verstrekt of die aan je zijn toegewezen: e-mailadres, naam, optioneel telefoonnummer, rol (zoals member, volunteer of guest), voorkeurstaal van de interface en gerelateerde velden in ons gebruikersregister wanneer dat is geconfigureerd. Voor authenticatie gebruiken we magic links via e-mail; voor de standaard login via magic link slaan we geen wachtwoord op. Informatie die je invoert in SYFERS-formulieren (bijvoorbeeld vergaderingen, taken, ecologie- en energierecords, reflecties, events en vergelijkbare gegevens) kan worden opgeslagen als gestructureerde data en/of als gegenereerde documenten in Git-repositories of lokale opslag, afhankelijk van de deployment. Zulke records kunnen je identificeren wanneer je wordt genoemd als auteur, deelnemer of onderwerp. Beperkte technische logs kunnen worden aangemaakt voor beveiliging en troubleshooting (bijvoorbeeld fouten en IP-gerelateerde gegevens in serverlogs, voor zover technisch noodzakelijk).
Wij verwerken persoonsgegevens voor: (1) het leveren en beveiligen van toegang tot SYFERS (uitvoering van de coöperatieve relatie/overeenkomst en gerechtvaardigde belangen in IT-beveiliging en toegangscontrole); (2) het versturen van transactionele e-mails zoals inloglinks en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang/uitvoering van overeenkomst, waar van toepassing); (3) optionele AI-schrijfhulp, wanneer ingeschakeld — korte fragmenten van je concept kunnen naar de geconfigureerde AI-provider worden gestuurd uitsluitend om een suggestie te geven (meestal op basis van impliciete toestemming door gebruik van die functie in context); (4) adaptieve kwartaalreflectie-analyse, indien ingeschakeld — een gestructureerde samenvatting van coöperatiedata over de geselecteerde periode wordt naar onze AI-aanbieder gestuurd voor het genereren van contextuele reflectievragen; dit betreft geaggregeerde recorddata (aantallen, datums, statussen) maar geen vrije tekst ingevoerd door leden; (5) documentatiegeneratie — records worden verwerkt door onze AI-aanbieder voor het produceren van Markdown-documenten voor de publieke SYFERS-repository; (6) het onderhouden van coöperatieve documentatie in lijn met de gerechtvaardigde belangen van de coöperatie. Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken deze in de standaardconfiguratie van deze applicatie niet voor advertenties van derden.
Afhankelijk van de configuratie kunnen categorieën van ontvangers die namens ons gegevens verwerken zijn: hosting- en serverless-infrastructuur (bijvoorbeeld Vercel); e-mailverzending (bijvoorbeeld Resend); versiebeheeropslag en samenwerking (bijvoorbeeld GitHub/Microsoft) wanneer repositories worden gebruikt; optionele AI-verwerking (bijvoorbeeld Anthropic) wanneer schrijfhulp, adaptieve reflectie-analyse of documentatiegeneratie wordt gebruikt; optionele bestandsopslag (bijvoorbeeld Vercel Blob) voor uploads; en, als je integraties activeert, de relevante derde dienst (bijvoorbeeld energieplatform-API's) zoals beschreven bij die functie. Wij gebruiken leveranciers die passende contractuele waarborgen bieden, waaronder Standard Contractual Clauses en aanvullende maatregelen wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven.
Doorgiften naar landen buiten de EER steunen op mechanismen uit hoofdstuk V van de AVG, met name Standard Contractual Clauses waar van toepassing. Magic-linktokens zijn kort geldig; sessiecookies hebben een beperkte duur (meestal tot zeven dagen). Registratiegegevens en coöperatieve records kunnen worden bewaard gedurende je relatie met de coöperatie en daarna volgens wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigde archiveringsbehoeften. Versiegeschiedenis in Git kan eerdere inhoud behouden, ook na bewerkingen.
Onder de AVG kun je verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, dataportabiliteit en kun je bezwaar maken tegen verwerking waar daarvoor gronden zijn. Je kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit — in Portugal is dat de Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), www.cnpd.pt. Terwijl je bent ingelogd kun je via je profielpagina een gestructureerde JSON-export downloaden van accountgerelateerde gegevens die wij voor jouw profiel bewaren (recht op inzage en overdraagbaarheid voor die dataset). Verzoeken die registry-vermeldingen of inhoud in gedeelde repositories raken, kunnen verificatie van identiteit en afstemming met coöperatieve governance vereisen; verwijdering kan beperkt zijn wanneer verwerking nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. Wij reageren zonder onredelijke vertraging en in beginsel binnen één maand.
Wij gebruiken een strikt noodzakelijke HTTP-only sessiecookie (`syfers_session`) om je ingelogde sessie te behouden. Deze cookie is nodig voor het functioneren van de dienst en wordt niet gebruikt voor advertenties. In de standaardbuild van deze applicatie plaatsen we geen niet-essentiële analytics- of marketingcookies.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, inclusief op rollen gebaseerde toegangscontrole. Publieke documentatie die uit records wordt gegenereerd, wordt gepseudonimiseerd, terwijl bronrecords intern herleidbaar blijven voor geautoriseerde governance- en auditdoeleinden. Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken; de datum bij “Laatst bijgewerkt” hierboven verandert dan. Materiële wijzigingen kunnen, waar wettelijk vereist, via de applicatie of via andere passende kanalen worden gecommuniceerd.
Je inlog-identiteit (e-mail, sessie, magic-link-inlog) staat in de eigen database van chart en wordt niet gedeeld met people.syfers.eu of andere federation-apps. Voor de volledige lijst van partners die je gegevens namens ons verwerken, zie https://syntrociety.org/sub-processors.
Contact voor privacyverzoeken
Voor privacygerelateerde verzoeken (waaronder inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar of dataportabiliteit), neem contact op met:
Je coöperatieve contactpersoon of het contact dat voor Syntrociety / SYFERS is gepubliceerd op de hoofdwebsite van de coöperatie.
Dit beleid wordt aangeboden voor transparantie en operationele informatie. Het vormt geen juridisch advies. Op coöperatieve records kunnen ook interne coöperatieregels van toepassing zijn.